Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
2023- (3) Świadczenie usług pogrzebowych dla potrzeb Ośrodka Pomocy Społecznej w Gliwicach na rok 2024

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ W GLIWICACH

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 003451973

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Górnych Wałów 9

1.5.2.) Miejscowość: Gliwice

1.5.3.) Kod pocztowy: 44-100

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL229 - Gliwicki

1.5.7.) Numer telefonu: 32/335 97 00

1.5.8.) Numer faksu: 32/230 80 27

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: ops@ops.gliwice.eu

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://opsgliwice.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ochrona socjalna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

2023- (3) Świadczenie usług pogrzebowych dla potrzeb Ośrodka Pomocy Społecznej w Gliwicach na rok 2024

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-1af72a22-a4ac-11ee-953e-c2ea26915e21

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00577610

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-12-29

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00029950/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Usługi pogrzebowe

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja miedzy Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl

2) Zamawiający dopuszcza również komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: ops@ops.gliwice.eu (nie dotyczy
składania ofert)

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacja w rozdziale 27. SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: OPS-ZP.321.35.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Pogrzeby będą sprawiane wyłącznie na terenie Miasta Gliwice osobom zmarłym na terenie Gliwic.
Termin realizacji od podpisania umowy do dnia 31.12.2024 r.
2. Maksymalna ilość pogrzebów z kremacją w zamówieniu podstawowym wynosi 60, a pogrzebów tradycyjnych 5.
3. W okresie obowiązywania umowy Zamawiający zapewnia, że minimalna liczba pogrzebów z kremacją wyniesie 40, a pogrzebów tradycyjnych 1. Ilość pogrzebów w skali 1 roku jest uzależniona od bezpośrednich potrzeb Zamawiającego, który zastrzega sobie prawo do zwiększenia liczby pogrzebów z kremacją określonej w pkt. 2 do 20% (tj. do 72 pogrzebów) oraz pogrzebów tradycyjnych określonych w pkt. 2 do 40% (tj. do 7 pogrzebów).
4. Zamawiający zastrzega, że zapłaci Wykonawcy za faktyczną liczbę przeprowadzonych pogrzebów, nie mniej niż 40 pogrzebów z kremacją i 1 pogrzebów tradycyjnych.
5. Szczegółowy przedmiot zamówienia określa załącznik nr 1 do umowy.
6. Podstawą do realizacji usługi sprawienia pogrzebu będzie pisemne zlecenie pogrzebu i zlecenie przewozu zwłok podpisane przez osoby upoważnione.
7. Wykonawca zobowiązuje się zabrać zwłoki po otrzymaniu drogą elektroniczną zlecenia na przewiezienie zwłok do własnej/wynajmowanej chłodni i przechować je do dnia pogrzebu. Zamawiający nie wystawi zlecenia przewiezienia zwłok w przypadku powzięcia informacji, że ciało już przebywa w chłodni Wykonawcy. W tym przypadku podstawą do realizacji
usługi sprawienia pogrzebu będzie wyłącznie zlecenie pogrzebu.
8. Zamawiający pokrywa koszty przechowywania zwłok w chłodni od dnia wydania zlecenia na przewiezienie zwłok do dnia kremacji lub pogrzebu a w przypadku braku zlecenia na przewóz zwłok koszty przechowywania zwłok w chłodni będą pokrywane od dnia wpływu do tut. Ośrodka prośby o sprawienie pogrzebu.
9. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji usługi w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania zlecenia pogrzebu od Zamawiającego. Termin ten może ulec wydłużeniu za zgodą lub na prośbę Zamawiającego w szczególnie uzasadnionych przypadkach, takich jak np.: konieczność nawiązania kontaktu z rodziną zmarłego, przedłużającego się terminu kremacji, rezerwacja terminu u Mistrza Ceremonii/Kapłana, wypadające w tym okresie dni świąteczne. O każdym przypadku wydłużenia tego terminu – nie na prośbę Zamawiającego – Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego
drogą elektroniczną podając przyczynę przedłużenia.
10. Wykonawca zobowiązuje się przekazać drogą elektroniczną informację o terminie (data i godzina) oraz miejscu pogrzebu nie później niż 24 godziny przed uroczystością pogrzebową.
11. Zakres wykonania usługi pogrzebowej obejmuje załatwienie w imieniu Zamawiającego wszelkich formalności związanych ze zgonem i pogrzebem w urzędach, parafiach i na cmentarzach (w tym uzyskanie karty zgonu i aktu zgonu).
12. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu potwierdzenie zapłaty za posługę Mistrza Ceremonii/Kapłana. Zamawiający opłaci faktycznie poniesiony koszt zgodnie z przedstawionym potwierdzeniem zapłaty do maksymalnej kwoty uwzględnionej w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia - formularz cenowy.
13. Przewozy zwłok odbywać się będą na terenie gminy Gliwice, za wyjątkiem przewozu zwłok w związku z kremacją.
14. Pogrzeby mają odbywać się na cmentarzach komunalnych na terenie Gliwic. W szczególnych przypadkach, za zgodą Zamawiającego, pogrzeb może odbyć się na innym cmentarzu, niż komunalny, na terenie Gliwic, jeżeli osoba zmarła posiada grób rodzinny. Warunkiem jest zobowiązanie przez osoby wnoszące prośbę do pokrycia różnicy pomiędzy kosztem ustalonym w umowie, a faktycznym kosztem pogrzebu na wskazanym cmentarzu jeżeli jest wyższy.
15. Zamawiający nie pokrywa kosztów chłodni i przewozu zwłok w przypadkach, w których zwłoki zostały zabrane przez inny zakład pogrzebowy, a obowiązek sprawienia pogrzebu należy do Ośrodka Pomocy Społecznej w Gliwicach.
16. Zamawiający nie pokrywa żadnych kosztów związanych z pogrzebem w przypadkach, gdy po wydaniu zlecenia na przewiezienie zwłok/zlecenia pogrzebu zgłosi się rodzina, która sprawi pogrzeb we własnym zakresie i na własny koszt.
17. W szczególnych przypadkach, z uwagi na nietypową budowę ciała zmarłego lub przeszkody techniczne Zamawiający dopuszcza zwiększenie opłat, jednak nie więcej niż 15 % ceny z formularza cenowego - załącznika nr 1 do umowy, tylko w pozycjach, na które ma wpływ wielkość ciała osoby zmarłej.
18. W przypadku pogrzebu osób zmarłych na chorobę wywołaną wirusem SARS-CoV-2 lub choroby zakaźne określone w wykazie, o którym mowa w art. 9 ust 3a ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych Zamawiający dopuszcza zwiększenie opłat, jednak nie więcej niż 20
% ceny z formularza cenowego - załącznika nr 1 do umowy, tylko w pozycjach, na które ma wpływ stosowanie specjalnych środków ostrożności o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 3 kwietnia 2020 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi. Wykonawca zobowiązuje się do udokumentowania, że pogrzeb dotyczy osoby zmarłej w wyniku lub z podejrzeniem choroby zakaźnej.
19. Wykonawca zobowiązuje się do wymiany tabliczki nagrobkowej na własny koszt, na żądanie zamawiającego, w przypadku otrzymania informacji z Policji lub prokuratury o ustaleniu tożsamości osoby pochowanej jako „NN”.
20. Wykonawca zobowiązuje się do zawieszenia klepsydry na bramie cmentarza na własny koszt, nie później niż 24 godziny przed uroczystością pogrzebową.
21. W przypadku pogrzebu tradycyjnego Wykonawca zobowiązuje się do wykonania obramowania grobu nie później niż 3 miesiące od daty pogrzebu.
22. Tutejszy Ośrodek pokrywa koszt pochowania osób zmarłych uwzględniając jedynie pozycje wymienione w załączniku nr 1 do Umowy

4.2.6.) Główny kod CPV: 98370000-7 - Usługi pogrzebowe i podobne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2024-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Oferty będą oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych przez wykonawców w zakresie kryteriów oceny.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: nieodpłatne załatwianie wszelkich formalności

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: nieodpłatne przyozdobienie grobu (usługa dodatkowa, nie wynikająca z formularza cenowego szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia)

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: nieodpłatne korzystanie z domu pogrzebowego/kaplicy

4.3.6.) Waga: 15

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: DOKUMENTY SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ:
• oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o treści ZAŁĄCZNIKA NR 2 do SWZ, Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa powyżej, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (np. konsorcjum, wspólnicy spółki cywilnej). Dokumenty te potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz brak podstaw wykluczenia.

• zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, ze wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdza, ze stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów. Przykładowy wzór zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby stanowi ZAŁĄCZNIK NR 9 do SWZ.

DOKUMENTY SKŁADANE NA WEZWANIE ZAMAWIAJĄCEGO:
• odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sadowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzona nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami
Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast powyższego dokumentu składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, ze nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sad, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej
procedury, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem,

• oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust 1 pkt 5 ustawy pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej o treści ZAŁĄCZNIKA NR 5 do SWZ w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawca, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściowa lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej

•oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy pzp o treści
ZAŁĄCZNIKA NR 3 do SWZ

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: DOKUMENTY SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ:
• oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o treści ZAŁĄCZNIKA NR 2 do SWZ, Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa powyżej, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (np. konsorcjum, wspólnicy spółki cywilnej). Dokumenty te potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz brak podstaw wykluczenia.

• zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, ze wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdza, ze stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów. Przykładowy wzór zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby stanowi ZAŁĄCZNIK NR 9 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-01-08 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-01-08 09:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-02-06

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE